Order|Invoer

Via het Invoermenu kunnen offertes, orders en facturen worden ingevoerd, aangemaakt, gewijzigd of verwijderd. Voor de invoer van posten wordt gebruik gemaakt van de hieronder afgebeelde dialoog. De actueel zichtbare en in te vullen kolommen wordt bepaald met Opties|Voorkeur. Zo kan bij facturatie ervoor gekozen worden om alleen de kolommen Npc, Ref, Omschrijving, Besteld, APE, Eenh, Kort en StkPrys te hoeven invullen.

De snelheid waarmee offertes, orders en facturen kunnen worden ingevoerd kan worden verhoogd door gebruik te maken van functietoetsen. In de hulptabel worden 10 genummerde notaposten getoond die met behulp van de functietoetsen F1 t/m F10 kunnen worden overgenomen. Bij invoer van een nieuwe regel blijven de notaposten in de hulptabel geselecteerd zodat direct de volgende notapost gekozen kan worden. Een nieuwe selectie wordt gemaakt door bij Npc enkele tekens in te vullen waarmee de Npc's van de groep notaposten dienen te beginnen. Op deze wijze kan de invoer binnen een groep met behulp van F1 t/m F10 uitgevoerd worden zonder steeds opnieuw de vaste tekens aan het begin opnieuw in te vullen. De standaard gegevens van de geselecteerde notaposten kunnen direct in de hulptabel gewijzigd worden en van daaruit al dan niet na wijziging naar de invoer worden overgenomen met wederom de functietoetsen F1 t/m F10.

Soms is de Npc (Notapostcode) niet bekend maar wel wat er in de omschrijving moet staan. In dat geval kan de notapost opgezocht worden door bij Npc een ster (*) gevolgd door de gezochte tekenreeks in te vullen. In de hulptabel worden dan alle notaposten getoond met ergens in de omschrijving de opgegeven tekenreeks. Vervolgens kan de gezochte notapost weer overgenomen worden met de functietoetsen F1 t/m F10.

In andere gevallen is ook de omschrijving niet bekend maar wel een deel van de Npc. Dit komt vooral voor bij bedrijven die een uitgebreid coderingssysteem hanteren waarbij in de Npc b.v. categorie, soort, merk, model, type etc. zijn opgenomen. In dat geval kan de notapost opgezocht worden door bij Npc een plus (+) gevolgd door de gezochte tekenreeks in te vullen. In de hulptabel worden dan alle notaposten getoond met ergens in de code de gezochte tekenreeks. De op deze wijze gemaakte selectie blijft behouden voor de invoer van een nieuwe regel en het gebruik van de functietoetsen F1 t/m F10.

Tenslotte kan bij Npc de EAN of UPC code van een product of artikel gescand worden. Indien de bijbehorende notapost bestaat dan worden de gegevens overgenomen alsof de Npc met de hand was ingevoerd. Tevens wordt bij Besteld 1 ingevuld en direct naar de volgende regel gegaan en kan het volgende artikel gescand worden. Op deze wijze kan ingevoerd worden door uitsluitend te scannen.

De afmetingen van de cellen kunnen met de muis worden aangepast door de regelhoogte en kolombreedte te wijzigen. Indien tijdens invoer onvoldoende ruimte aanwezig is wordt de cel ‘gescrolled’. Er kan door de tabellen zowel met de muis als toetsen genavigeerd worden. Naast de standaard Tab­toets is tevens Enter geactiveerd om naar de volgende kolom te gaan. Dit geldt tevens voor pijltje omhoog en omlaag voor resp. vorige regel en volgende regel en pijltje links en rechts toetsen voor resp. vorige en volgende kolom. Door het drukken van Enter-toets wordt de cursor niet alleen naar de volgende kolom verplaatst maar staat deze tevens direct gereed om de reeds aanwezige tekst aan te vullen. De toetsen pijltje links en rechts functioneren dan in de edit mode. Door in de edit-mode de shift-toets tegelijk met pijltje rechts of links in te drukken kan evenwel naar volgende of vorige kolom gegaan worden en wordt de edit-mode verlaten. Op deze wijze kan de bediening zoveel mogelijk met het toetsenbord plaatsvinden. Verder kan in de omschrijving van een Notapost zogenoemde 'harde returns' worden opgenomen om naar het begin van een nieuwe regel te gaan. Een nieuwe regel wordt opgevoerd door tegelijk de Ctrl- en Enter-toets in te drukken.

Proforma of Gereed
Het keuzevakje 'Proforma' of 'Gereed' verschijnt alleen tijdens de invoer van orders afhankelijk van de instellingen opgegeven via:
Order|Opties|Voorkeur:Order. Indien aangevinkt dan wordt bij Preview of Print OK het opgegeven proforma of alternatief document toegepast en anders de standaard werkorder.
<<<
Door op de <<<-knop te klikken wordt teruggekeerd naar de voorgaande dialoog en kunnen de kopgegevens van de onderhanden offerte, order of factuur worden gewijzigd. Na het sluiten van de betreffende dialoog kan de invoer worden vervolgd.
Preview
Door op de Preview-knop te klikken wordt de onderhanden offerte, order of factuur getoond. Door het sluiten van het venster kan de invoer worden vervolgd.
Volgorde
Door op de knop 'Volgorde' te klikken wordt de volgorde van factuur-, order- en offerteregels gewijzigd. Hierbij wordt de laatste regel ingevoegd vóór de regel met de cursor.
Print OK
Door op de Print OK-knop te klikken wordt het document afgedrukt en de dialoog afgesloten.
OK

Door op de OK-knop te klikken wordt de dialoog afgesloten.
 

Invoertabel
In de invoertabel kunnen regels van een offerte, order of factuur verwijderd worden. Hiertoe dient een regel met de muis geselecteerd te worden door op de uiterst linkse kolom van de betreffende regel te klikken en vervolgens op de Delete-toets te drukken. In het onderstaande worden de kolommen van de invoertabel beschreven.

Nr:
Door het systeem toegekend regelnummer van de offerte, order of factuur. Dit nummer kan niet gewijzigd worden.

Npc (25):
Npc is een afkorting van ‘Notapostcode’ waarmee een code of nummer wordt bedoeld van maximaal 25 posities om een artikel, dienst of vaste omschrijving op eenduidige wijze aan te wijzen. Alle tekens zijn toegestaan behalve sterretje (*), liggend streepje (_), vraagteken (?) en het procentteken (%). Tijdens invoer worden alle letters geconverteerd naar hoofdletters. Zodra één of meer tekens zijn ingevoerd worden in de hulptabel alle Npc’s getoond die beginnen met de opgegeven tekens. Nadat op de Enter-toets wordt gedrukt worden de gegevens van de gevonden Notapost overgenomen in de huidige regel. Indien het een nieuwe Npc betreft wordt gevraagd om deze direct te openen. Tevens bestaat de mogelijkheid om de in de hulptabel getoonde Npc's over te nemen met behulp van de functietoetsen. Hierbij geldt dat met F1 de eerste regel wordt overgenomen en met F2 de tweede etc.

In de hulptabel kan tevens op de code of omschrijving van de notaposten gezocht worden. Hiertoe wordt bij Npc een plusteken (+) of een sterretje (*) gevolgd door het gezochte woord of tekenreeks ingevuld. Indien bijvoorbeeld bij Npc: +Key wordt ingevuld dan worden alle notaposten getoond met een code waarin het woord Key voorkomt. Indien bij Npc: *Key wordt ingevuld dan worden alle notaposten getoond met ergens in de Omschrijving het woord Key. De gewenste notapost kan weer geselecteerd worden met behulp van de functietoetsen.

Een notapost kan tevens geselecteerd worden door de EAN of UPC code te scannen (of op andere wijze in te voeren). Na de scan wordt automatisch de bijbehorende notapost opgezocht en de gegevens overgenomen alsof de Npc direct was ingevoerd. Na een succesvolle scan wordt bij Besteld 1 ingevuld en naar de volgende regel gegaan voor de volgende scan. Op deze wijze kan ingevoerd worden door uitsluitend gebruik te maken van een scanner.

Defaultwaarde: geen.

Ref (25):
Algemene referentie betreffende dit artikel of dienst zoals: artikelnummer leverancier, tekeningnummer opdrachtgever of contactpersoon opdrachtgever. De waarde wordt overgenomen uit de standaard notapost. Indien bij de standaard notapost voor Ref een * is vermeld dan wordt de laatst bij deze debiteur opgegeven waarde voor dit artikel of dienst ingevuld.
Defaultwaarde: Waarde uit Notapost of indien * de laatst opgegeven waarde bij deze debiteur en Npc.

LevDat (10):
Gewenste leverdatum in het formaat: JJ.MM.DD. Optioneel kan hierachter # ingevoerd worden om aan te geven dat het een ‘harde’ leverdatum (deadline) betreft. Dit gegeven kent diverse toepassingen en wordt b.v. door Registratie gebruikt om op automatische wijze een planning te generen.
Defaultwaarde: Geen.

Omschrijving (250):
Vrije omschrijving bestaande uit 250 posities.
Defaultwaarde: Waarde uit Notapost.

Besteld (drijvende komma getal):
Het aantal bestelde eenheden in drijvende komma formaat. Besteld kan negatief zijn. Nadat Besteld is ingevoerd worden er default waarden voor UitVrrd en Maken ingevuld. Eventueel kan via:
Order|Opties|Voorkeur per document (offerte, order, factuur) ingesteld worden dat bij alle of sommige Npc's Besteld niet blanco gelaten mag worden. In dat geval dient bij Besteld verplicht een waarde ingevuld te worden waarbij de waarde 0 een geldige en toegestane waarde is.
Defaultwaarde: geen

APE (drijvende komma getal):
APE staat voor “Aantal Per (ondeelbare) Eenheid”. De prijs per eenheid wordt bepaald door APE*StkPrys.
Defaultwaarde: Waarde uit Notapost.

Eenh (8):
Een (korte) aanduiding van de eenheid. Voorbeelden: stuk, doos, kg, mm, meter, gram, m2, uur, liter etc.
Defaultwaarde: Waarde uit Notapost.

Kort (drijvende komma getal):
Het kortingspercentage in %. De berekende prijs per eenheid wordt bepaald met: APE*StkPrys*(100-Kort)/100 exclusief de eventueel geldende factuurkorting.
Defaultwaarde: De waarde uit de kortingstabel van de omzetgroep aangegeven met een cijfer van 1 t/m 6 tijdens het aanmaken van de offerte, order of factuur.

StkPrys (drijvende komma getal):
De prijs per stuk in de valuta van de debiteur. De geldende vreemde valuta wordt (indien van toepassing) weergegeven in de bovenste blauwe balk van de (afgebeelde) dialoog. Voor de prijs per eenheid geldt: APE*StkPrys.
Defaultwaarde: De waarde van Prys1, 2, 3, 4 of 5 van de Notapost bepaald door de geldende staffel en aantal besteld of anders de tijdens aanmaken van een offerte, factuur of order opgegeven prijstabel van 1 t/m 5. De prijs wordt zonodig geconverteerd naar de geldende valuta. Indien tijdens het aanmaken van een offerte, factuur of order Prys6 wordt opgegeven dan wordt hiermee de laatst aan betreffende debiteur gefactureerde stukprijs bedoeld. Verder kan StkPrys overgenomen uit de notapost met functietoetsen 1 t/m 5. Daarnaast kan het bij StkPrys ingevulde bedrag omgerekend worden van inclusief naar exclusief BTW door op *-toets te drukken.

UitVrrd (drijvende komma getal):
Het aantal eenheden dat ten laste van de voorraad wordt gebracht. UitVrrd is altijd kleiner of gelijk aan (de positieve) Besteld. Indien Besteld negatief is dan geldt dat UitVrrd gelijk is aan Besteld. Voor UitVrrd wordt automatisch een defaultwaarde ingesteld op het moment dat Besteld wordt ingevuld met de volgende waarden:

Offerte: Voor UitVrrd wordt de waarde 0 ingevuld.
Order:  De defaultwaarde wordt bepaald door Besteld zodanig dat UitVrrd kleiner of gelijk blijft aan de momentane (positieve) voorraadpositie. Bij een negatieve voorraadpositie wordt voor UitVrrd de defaultwaarde 0 ingevuld.
Factuur: De defaultwaarde wordt uitsluitend bepaald door Besteld zodat het aantal Besteld altijd ten laste van de voorraad wordt gebracht zelfs als de momentane voorraadpositie negatief is.
Opm: De momentane voorraadpositie wordt steeds linksonder in de (afgebeelde) dialoog weergegeven.

Maken (drijvende komma getal):
Het aantal te produceren, uit te voeren of te realiseren eenheden. Indien UitVrrd plus Maken kleiner is dan (de positieve) Besteld ontstaat een backorder. UitVrrd plus Maken kan groter zijn dan (de positieve) Besteld. De resterende eenheden worden niet automatisch toegevoegd aan de voorraad. De gedachte hierachter is dat tijdens productie uitval kan ontstaan. De uiteindelijk gerealiseerde extra eenheden dienen vervolgens handmatig via een interne pakbon in het systeem ingevoerd te worden. Bij negatieve Besteld is Maken altijd nul en kan niet gewijzigd worden. Voor Maken wordt automatisch een defaultwaarde ingesteld op het moment dat Besteld wordt ingevuld met de volgende waarden:

Offerte: Voor Maken wordt de waarde 0 ingevuld.
Order: De defaultwaarde is bij een voorraadartikel (zie beschrijving van de hulptabel) steeds nul. Bij een productieartikel of dienst geldt bij positieve Besteld dat de defaultwaarde van Maken gelijk is aan Besteld minus UitVrrd.
Factuur: Voor Maken wordt de waarde 0 ingevuld.

UurGpl (drijvende komma getal):
De totale geplande tijd in uren benodigd om het aantal te maken eenheden te realiseren. Dit gegeven kent diverse toepassingen en wordt o.a. door Registratie gebruikt om op automatische wijze een planning te generen.
Defaultwaarde: Voor UurGpl wordt een defaultwaarde ingesteld op het moment dat Maken wordt ingevoerd of gewijzigd. De waarde wordt berekende door UurGpl uit de Notapost te vermenigvuldigen met het aantal te Maken.

DossNr (geheel getal):
Het dossiernummer waarmee de kostprijs naar de financiële administratie wordt doorgeboekt om b.v. aldaar tevens voor- en nacalculatie, onderhanden werk, voorraadwaarde etc. tot uitdrukking te brengen.
Defaultwaarde: De waarde zoals vermeld bij de kopgegevens van betreffende offerte, order of factuur.

KstPrys (drijvende komma getal):
De kostprijs per stuk in de basisvaluta van de administratie. De basisvaluta wordt steeds weergegeven in de bovenste blauwe balk van de Order applicatie. Dit gegeven wordt optioneel met een dossiernummer en kostenplaats doorgeboekt naar de financiële administratie om b.v. aldaar tevens voor- en nacalculatie, onderhanden werk, voorraadwaarde etc. tot uitdrukking te brengen.
Defaultwaarde: De berekende gemiddelde kostprijs per stuk zoals steeds linksonder in de dialoog wordt weergegeven.

Hulptabel
De gegevens in de Hulptabel worden telkens ververst zodat wijzigingen die door andere gebruikers worden ingevoerd direct zichtbaar zijn. Hieronder volgt een beschrijving van de kolommen van de Hulptabel. Voor alle niet vermelde kolommen geldt als defaultwaarde 0 of geen. De meeste gegevens kunnen direct in de Hulptabel worden aangepast. Verder is de Hulptabel gesplitst in een linker en rechter deel. De splitsing kan vrij ingesteld worden evenals welke kolommen in het rechter deel worden getoond. Na OK of Print OK worden de instelling bewaard. De instelling is verschillend voor offertes, orders en facturen en geldt per werkstation.

Npc (25):
De unieke notapostcode van een artikel of dienst.
Defaultwaarde: Geen

V (+ of _):
Met + wordt aangegeven dat een Notapost opgevat wordt als een voorraadartikel. De waarde van V bepaalt slechts de defaultwaarden van Maken en UitVrrd tijdens de invoer orders. Een gebruikelijke keuze is om V voor handelsartikelen of artikelen die nooit zelf geproduceerd worden in te stellen op +. Voor overige diensten, werkzaamheden, etc. kan V ingesteld worden op _.
Defaultwaarde: _

Ref (25):
De standaard referentie van de notapost. Indien hier een * wordt ingevuld dan wordt bij Ref (tijdens invoer) de laatste bij de onderhanden debiteur opgegeven waarde ingevuld.
Defaultwaarde: Geen

Omschr (150):
Standaard omschrijving van de notapost van 150 posities. Tijdens invoer is er een omschrijving beschikbaar van 250 posities zodat na het overnemen van de standaard notapost er minimaal 100 posities beschikbaar blijven voor eventuele aanvullende informatie.
Defaultwaarde: Geen

APE (drijvende komma getal):
Zie beschrijving invoertabel
Defaultwaarde: 1

PakNaam (20):
De naam van de verpakking zoals fles/flessen of zak/zakken. Er wordt aanbevolen om een eventuele meervoudsvorm te scheiden met "/". Voorbeeld: Eenh=Liter, APE=2 en PakNaam=fles/flessen dan wordt hiermee een fles van 2 liter aangegeven.
Defaultwaarde: geen

Prys1 t/m Prys5 (drijvende komma getal):
Prijstabel per stuk in de basisvaluta van de administratie.
Defaultwaarde: 0

Loc (5):
De (magazijn)locatie van het artikel volgens een interne codering.
Defaultwaarde: geen

EANcode (20):
De (meestal) 13 cijferige EAN of 12 cijferige UPC code van het product.
Defaultwaarde: geen

THT (datum):
De standaard houdbaarheidsdatum indien deze gedurende een langere periode constant is.
Defaultwaarde: geen

PPA (drijvende komma getal):
Prijs per aantal voor presentatie doeleinden zoals prijslijsten en facturen. Toegepast bij bulk of andere zaken met een kleine stukprijs per eenheid.
Defaultwaarde: geen

Del (+ of _):
Met + wordt aangegeven dat een Notapost als verwijderd is gekenmerkt. Een verwijderde notapost is niet meer beschikbaar tijdens invoer en overzichten. Een verwijderde notapost blijft echter beschikbaar voor historische doeleinden zoals bijvoorbeeld voor gearchiveerde facturen en orders. Een verwijderde notapost kan eenvoudig opnieuw geactiveerd worden (uit de prullenbak gehaald worden).
Defaultwaarde: _